Die wichtigste Aufgaben eines professionellen Event-Planers ist das Gästemanagement. Neben dem Programm, den Inhalten und der Räumlichkeit ist vor allem die Gästezufriedenheit wichtig für den Erfolg der Veranstaltung. Bereits im Vorfeld sollte man die Veranstaltung sorgfältig durchdenken und planen. Von der Anzahl der eingeladenen Gäste bis zur Auswertung nach der Veranstaltung. Eine professionelle Planung ist für eine erfolgreiche Veranstaltung schon mehr als die halbe Miete. Bereits die ersten Minuten einer Veranstaltung sind wichtig, damit der Gast sich wohlfühlt. Dafür reicht schon ein freundlicher Willkommensgruß und ein kurzes Gespräch. Denn bereits bei der Begrüßung können eine Fehltritte passieren.